Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées via l'application Proof est :

• Elhoucine Haddouch — Entrepreneur individuel (Proof Archive), RCS Toulouse 893 523 506, 16 avenue de Lombez, 31300 Toulouse
• Contact : contact@proof-app.eu

Proof est une application mobile de gestion de preuves numériques horodatées et co-signées, destinée à un usage professionnel et personnel en France et dans l'Union Européenne.

Données collectées

Dans le cadre de la fourniture du service, Proof collecte les données suivantes :

• Données d'identité — prénom, nom, adresse email ; identifiant de compte Google si vous vous connectez avec Google
• Fichiers déposés — photos, vidéos, documents PDF et autres fichiers déposés dans les dossiers de preuves et les modèles de dossier
• Métadonnées d'activité — historique des actions (dépôts, signatures, invitations, modifications), horodatages et fuseau horaire de l'appareil au moment du dépôt ou de la signature, empreintes SHA-256 des fichiers
• Données de signature — lors de chaque confirmation officielle d'un dossier : nom et prénom saisis par le signataire, date et fuseau horaire de la confirmation, adresse IP et navigateur utilisé, empreinte de l'ensemble des fichiers confirmés. Elles constituent la preuve du consentement, figurent dans l'accusé de réception PDF remis à toutes les parties du dossier et sont conservées avec la preuve (voir « Durées de conservation »)
• Préférences et notifications — langue de l'application, jeton de notification de l'appareil (pour les notifications push)
• Données de paiement — gérées par Stripe (Android et web) ou par Apple (iOS) ; Proof ne stocke aucune donnée bancaire, seulement l'identifiant client Stripe et l'état de l'abonnement
• Données techniques — adresse IP lors des connexions et logs d'accès à l'API, à des fins de fonctionnement et de sécurité ; pour les comptes administrateurs, l'adresse IP est conservée dans le journal d'audit de la console

Finalités du traitement

Les données collectées sont traitées pour les finalités suivantes :

• Création et gestion des comptes utilisateurs
• Fourniture du service de gestion de preuves numériques
• Permettre la signature électronique des documents entre parties
• Gestion des abonnements et facturation via Stripe et l'App Store
• Envoi des emails de service (vérification du compte, réinitialisation du mot de passe, demandes de signature) et des notifications push
• Garantir l'intégrité et la traçabilité des dossiers de preuves
• Assurer la sécurité et le bon fonctionnement de l'application

La base légale du traitement est l'exécution du contrat (CGU) conclu entre l'utilisateur et l'éditeur lors de la création du compte.

Sous-traitants et transferts

Proof fait appel aux sous-traitants suivants pour la fourniture du service :

Les fichiers déposés et les sauvegardes de la base de données sont stockés sur des serveurs AWS situés en France (région eu-west-3). Les transferts vers les États-Unis (paiement, emails, notifications, connexion Google) sont encadrés par des garanties appropriées (clauses contractuelles types de la Commission européenne ou Data Privacy Framework).

Durées de conservation

• Preuves numériques (fichiers, dossiers, signatures et données de signature, historique) — tant que le dossier existe. Un dossier supprimé par son propriétaire est effacé immédiatement ; s'il porte la signature d'un tiers, il est archivé au lieu d'être effacé, pour préserver la preuve de l'autre partie, puis effacé six ans après la dernière signature (délai de prescription de droit commun de cinq ans, article 2224 du Code civil, et une marge d'un an). Cette durée peut être prolongée sur demande, notamment en cas de litige
• Données de compte (email, prénom, nom) — durée de vie du compte. La suppression du compte depuis l'application efface immédiatement le compte, ses dossiers, ses fichiers, ses signatures et son historique ; si le compte porte des signatures dont une autre partie a besoin comme preuve, ou un abonnement App Store ou Google Play en cours, il est fermé et archivé, puis effacé à l'issue de la même durée de conservation et de l'abonnement
• Sauvegardes — les sauvegardes de la base de données peuvent contenir des données supprimées jusqu'à leur renouvellement
• Logs techniques — 90 jours maximum
• Données de paiement — conservées par Stripe selon leur politique propre

Vous pouvez supprimer vous-même un dossier ou votre compte depuis l'application, à tout moment. Une demande adressée par email à contact@proof-app.eu est traitée dans un délai de 30 jours.

Vos droits RGPD

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez des droits suivants :

Pour exercer ces droits, contactez-nous à contact@proof-app.eu. Nous répondrons dans un délai de 30 jours. Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).

Cookies et tracking

L'application mobile ne dépose aucun cookie. Le site web n'utilise aucun cookie : il charge seulement les polices Google Fonts et mémorise votre choix de langue (français ou anglais) dans le stockage local de votre navigateur, sans le transmettre. Aucun outil d'analytics tiers n'est actif sur ce site.

Contact & DPO

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles ou pour exercer vos droits, contactez le responsable du traitement :

• Email : contact@proof-app.eu
• Responsable : Elhoucine Haddouch

La présente politique est soumise au droit français. Toute réclamation peut être adressée à la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

Data controller

The controller of the personal data collected through the Proof application is:

• Elhoucine Haddouch — Sole proprietor (Proof Archive), RCS Toulouse 893 523 506, 16 avenue de Lombez, 31300 Toulouse, France
• Contact: contact@proof-app.eu

Proof is a mobile application for timestamped, co-signed digital evidence, for professional and personal use in France and the European Union.

Data collected

To provide the service, Proof collects the following data:

• Identity data — first name, last name, email address; Google account identifier if you sign in with Google
• Uploaded files — photos, videos, PDF documents and other files added to evidence folders and folder templates
• Activity metadata — history of actions (uploads, signatures, invitations, edits), timestamps and the device's time zone at the time of the upload or signature, SHA-256 fingerprints of the files
• Signature data — at each official confirmation of a folder: the first and last name typed by the signer, the date and time zone of the confirmation, the IP address and browser used, and the fingerprint of the set of files confirmed. They are the evidence of consent, appear in the PDF acknowledgement sent to every party to the folder, and are kept with the evidence (see "Retention periods")
• Preferences and notifications — app language, the device's notification token (for push notifications)
• Payment data — handled by Stripe (Android and web) or by Apple (iOS); Proof stores no banking data, only the Stripe customer identifier and the subscription status
• Technical data — IP address at sign-in and API access logs, for operation and security; for administrator accounts, the IP address is kept in the console's audit log

Purposes of processing

The data collected is processed for the following purposes:

• Creating and managing user accounts
• Providing the digital evidence service
• Enabling the parties to sign documents electronically
• Managing subscriptions and billing through Stripe and the App Store
• Sending service emails (account verification, password reset, signature requests) and push notifications
• Ensuring the integrity and traceability of evidence folders
• Keeping the application secure and running

The legal basis for processing is the performance of the contract (Terms of Use) entered into between the user and the publisher when the account is created.

Processors and transfers

Proof uses the following processors to provide the service:

Uploaded files and database backups are stored on AWS servers located in France (eu-west-3 region). Transfers to the United States (payment, emails, notifications, Google sign-in) are covered by appropriate safeguards (European Commission standard contractual clauses or the Data Privacy Framework).

Retention periods

• Digital evidence (files, folders, signatures and signature data, history) — for as long as the folder exists. A folder deleted by its owner is erased immediately; if it bears a third party's signature, it is archived instead of erased, to preserve the other party's evidence, then erased six years after the last signature (the general French limitation period of five years, article 2224 of the Civil Code, plus a one-year margin). This period can be extended on request, in particular during a dispute
• Account data (email, first name, last name) — for the life of the account. Deleting the account from the app immediately erases the account, its folders, files, signatures and history; if the account bears signatures another party needs as evidence, or a running App Store or Google Play subscription, it is closed and archived, then erased at the end of the same retention period and of the subscription
• Backups — database backups may contain deleted data until they are renewed
• Technical logs — 90 days at most
• Payment data — kept by Stripe under its own policy

You can delete a folder or your account yourself from the app, at any time. A request sent by email to contact@proof-app.eu is handled within 30 days.

Your GDPR rights

Under the General Data Protection Regulation (GDPR), you have the following rights:

To exercise these rights, contact us at contact@proof-app.eu. We will answer within 30 days. You also have the right to lodge a complaint with the CNIL (cnil.fr), the French data protection authority.

Cookies and tracking

The mobile app sets no cookies. The website uses no cookies: it only loads the Google Fonts typefaces and remembers your language choice (French or English) in your browser's local storage, without sending it anywhere. No third-party analytics tool runs on this site.

Contact & DPO

For any question about the protection of your personal data, or to exercise your rights, contact the data controller:

• Email: contact@proof-app.eu
• Controller: Elhoucine Haddouch

This policy is governed by French law. Any complaint can be sent to the Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).